POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 Razón social: NEW TRIP AJR S.A.S.

NIT. 900856350-1

Dirección: Calle 29 N° 43G – 10 local 2301- 2298, Centro comercial Premium Plaza, local N° 2301 y 2298

Teléfonos: +57 313 4020814 / (4) 540 0050

Correo electrónico:  info@newtrip.com.co

Página Web: https://newtrip.info

 

1. ASPECTOS PRELIMINARES.

 NEW TRIP AJR S.A.S. teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos personales y consiente de la importancia de éstos, se permite formular la presente política de tratamiento de datos personales, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas complementarias.

 

1. DEFINICIONES:

1. a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.
3. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
5. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
6. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
7. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

• ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de NEW TRIP AJR S.A.S. y aquellas que se encuentren en poder de los encargados del tratamiento de datos personales que obren en nuestro nombre con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública.

 

1. FINALIDADES

Al aceptar suministrar y tratar sus datos bajo esta política, usted autoriza expresamente a NEW TRIP AJR S.A.S., y a las sociedades en las que tenga participación, o con las que se fusione o integre, cualquiera sea la forma jurídica y las que se creen como resultado de una escisión, (quién en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos) para que haga uso de los datos suministrados mediante la: recolección, almacenamiento, uso, intercambio, actualización y procesamiento de la información y datos personales suministrados en formularios, contratos o cualquier documento y en general durante los procesos y diferentes actividades que desarrollamos, la cual será utilizada, para los fines indicados en el aviso de privacidad y para los siguientes fines:                                                                     

1. El desarrollo de las relaciones contractuales, comerciales, laborales u otras que se tengan con clientes, proveedores, empleados y terceros.
2. Trámite de procesos y diligencias judiciales y/o administrativas.
3. Envío de información por cualquier medio conocido o por conocer (correo electrónico, físico, SMS, llamadas telefónicas, etc.) acerca de requerimientos, información de servicios, citaciones, entre otras.
4. Notificaciones de actividades, citaciones, demandas y contestaciones.
5. Envío de: correspondencia, cotizaciones, obsequios y portafolio de servicios.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
7. Compartir con terceros que colaboran con NEW TRIP AJR S.A.S. y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, organizaciones de consulta de datos, entre otros. En algunas ocasiones podremos compartir su información personal con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de la empresa, o de divulgación de las actividades realizadas por la empresa, o para proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general.
8. Ejecutar los contratos que tiene suscritos con NEW TRIP AJR S.A.S.
9. Soportar los procesos de auditoría interna y externa de la empresa o requerimientos de entes de investigación estatal.
10. Desarrollar procesos de selección, evaluación y contratación de la compañía.
11. Registrar toda la información necesaria de empleados (activos e inactivos) para el correcto desarrollo de la relación laboral y la conservación de la información de quien fue empleado tal como lo disponen las normas laborales.
12. Evaluar la calidad del servicio.
13. NEW TRIP AJR S.A.S. tendrá la facultad de registrar con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios, entre ella se encuentra y no se limita a las visitas a nuestro sitio Web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse nuestra página Web.
14. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
15. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
16. Velar por la seguridad y adecuado funcionamiento de nuestras instalaciones.
17. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo de la relación entre NEW TRIP AJR S.A.S. y el Titular.

En relación con lo anterior, NEW TRIP AJR S.A.S. y los encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la empresa podrá ejecutar las siguientes acciones:

• Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, copiar, fijar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos, efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
• Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos, previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al inscribirse en el portal y aceptar la recolección y tratamiento de los datos.
• Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.

 

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual NEW TRIP AJR S.A.S. sostenga relaciones comerciales, laborales o de otra índole deberá tener en cuenta, los derechos que le asisten a ese Titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

1. a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a NEW TRIP AJR S.A.S. o encargados del tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a NEW TRIP AJR S.A.S. o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
3. c) Ser informado por NEW TRIP AJR S.A.S. o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del Titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.
4. d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.
5. e)  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución;
6. f) Solicitar la corrección y/o actualización de sus datos.
7. g)  Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para lo cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

 

1. CASOS EN LOS CUALES NEW TRIP AJR S.A.S. NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER

Cuando la información sea solicitada a NEW TRIP AJR S.A.S. por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

1. Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
2. Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
3. En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
4. Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que esta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

• ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de NEW TRIP AJR S.A.S. para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, deberán ser dirigidas al correo info@newtrip.com.co o a través de nuestra página Web https://newtrip.info, en la opción contáctenos.

 

Una vez recibida la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.

En todo caso la solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre completo del titular del dato personal. En caso de que se actúe por medio de apoderado, se deberán incluir sus datos y adjuntar a la solicitud el poder respectivo debidamente autenticado ante Notaria.
• Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o supresión del dato, razonablemente sustentada.
• Indicación de la dirección física y/o electrónica para efectos de notificaciones al respecto.
• Documentos, anexos o pruebas que soporten la respectiva solicitud.
• El documento debe estar firmado por el solicitante.

En caso de que la solicitud no cumpla con alguno de estos requisitos, NEW TRIP AJR S.A.S., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud informará de manera escrita dicha situación al solicitante con el fin de que proceda a corregir o complementar según lo solicitado, y así proceder a dar una respuesta de fondo por parte de NEW TRIP AJR S.A.S.  Pasados dos (2) meses sin que el solicitante subsane lo indicado, la solicitud se entenderá automáticamente como desistida.

Una vez recibida la respectiva solicitud, se radicará con fecha y hora de presentación, y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012. De acuerdo con la ley se dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días hábiles. 

Tenga en cuenta que, si es su intención interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, para hacer valer sus derechos relacionados con el régimen de protección de datos personales, previamente como requisito de procedibilidad, deberá agotar el trámite descrito anteriormente.

 

• AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por parte de NEW TRIP AJR S.A.S., se requiere la autorización previa, informada y expresa del titular, la cual será obtenida por cualquier medio verbal (dejando su constancia), escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior, sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, entendiéndose en todo caso que esta autorización está dada al dejar sus datos en nuestras oficinas, sedes y/o en la página Web y aceptar la recolección y tratamiento de los datos. NEW TRIP AJR S.A.S. conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

Cualquier modificación que sea efectuada a estas políticas o la forma en que utiliza su Información personal, será anunciada y publicada mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones, y todos los términos modificados entrarán en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio Web.

 

1. OBLIGACIONES DE NEW TRIP AJR S.A.S. COMO RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

NEW TRIP AJR S.A.S.  reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

1. a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
2. b) Buscar el medio a través del cual obtener la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.
3. c) Informar de manera clara y expresa a sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. d) Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.
5. f)  Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. j)  Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7. k)  Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
8. l) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
9. o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley.
10. r)  Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
11. s)  Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. t)  Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

1. INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD

 NEW TRIP AJR S.A.S. en el desarrollo de su actividad económica, evita recolectar algún tipo de información de menores de edad, por lo cual, dado el caso de que se ingresen y almacenen datos de un menor, seria por expreso consentimiento de su representante legal, quien además tendrá la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos del menor al cual representa.

En el caso de que a NEW TRIP AJR S.A.S. le sean suministrados datos por parte de menores de edad, estos estarán sujetos a lo siguiente:

De acuerdo a lo estipulado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, o que dicho tratamiento cumpla con los siguientes requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Una vez se hayan cumplido los requisitos mencionados en los numerales anteriores, podrá el representante legal del niño, niña o adolescente otorgar la autorización pertinente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, cuya opinión será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo a lo consagrado por la Corte Constitucional Colombiana, los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior.

 

1. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

 Las bases de datos de NEW TRIP AJR S.A.S. tendrán un periodo de vigencia indefinido ya que el tratamiento de los mismos será necesario mientras subsista la compañía.

 

JAVIER ANTONIO QUIJANO GUILLEN

Representante Legal

NEW TRIP AJR S.A.S.